ASSISTANT(E) DE DIRECTION HAUTE JOAILLERIE (H/F) - Cartier

Cartier

Numéro 1 mondial de la Joaillerie et n°2 de l'horlogerie de prestige, Cartier fait rimer savoir-faire et excellence depuis 1847. Bien plus qu'une simple entreprise, la Maison a su faire de ses créations de véritables mythes, et ce, grâce à des hommes et des femmes qui font de leur passion leur métier.

Au sein du département Business Development Haute Joaillerie, l'Assistant(e) de Direction Haute Joaillerie reporte à la Directrice Internationale Haute Joaillerie. Il/ elle assiste la Directrice dans ses différentes fonctions : assistanat, coordination, gestion de budget, dossiers transversaux. Avec l'aide d'une autre Assistante, il assure la coordination de l'équipe et facilite l'activité quotidienne du département.

Vos missions principales sont les suivantes :

Assistanat de la Directrice du Département :

En tant qu'Assistant(e) de Direction Haute Joaillerie, vous assurez l'assistanat quotidien de la Directrice Internationale Haute Joaillerie. A ce titre, vous gérez son agenda (organisation de réunions internes/externe (définition des agendas, relevés de décisions) et de déplacements, réservation de salle, accueil de visiteurs, matériel techniques, etc.). Vous gérez également les appels téléphoniques, la rédaction de courrier, les notes de frais (Concur) et d'éventuelles demandes spécifiques.

Vie de l'équipe :

Vous êtes un(e) « facilitateur/rice » et veillez à ce qu'il ne manque rien dans les bureaux.
Cela inclut la mise à jour des listes de diffusion, des listes de contacts, d'éventuelles centralisations d'informations mais surtout un rôle d'interface et de coordination entre la Direction et les différentes équipes.
L'Assistante du Directeur International Clients qui partage votre bureau vous aidera dans cette tâche et a par ailleurs la charge des Créations de Fiches Fournisseurs, des commandes de fournitures, boissons et des Voyages de l'équipe.

Projets transversaux :

Ces missions dépendent de vos compétences et des besoins de votre Directrice.
Exemples : Déménagements, archivage des documents importants, aménagement d'une zone détente, actions de communication interne, etc

Suivi budgétaire du Département et reporting d'activité :

Une procédure Cartier Joaillerie International a été mise en place et il faut s'assurer que chacun la respecte (SAP-VIM).
Le suivi doit être rigoureux et un point mensuel doit être fait avec le Contrôle de Gestion. Un reporting d'activité est à consolider à fréquence mensuelle.

Préparation de réunions / présentations powerpoint :

Dans le cadre de la préparation de réunions, vous intervenez en support de la Directrice du Département en consolidant/produisant certains supports (tableaux de bord, présentations powerpoint...)

Back-up de l'Assistante du Directeur International Clients sur ses urgences :

Les 2 assistantes doivent s'organiser pour que leurs absences ne soient pas ensemble la plupart du temps, ce qui permet à l'une de gérer les urgences de l'autre en son absence et inversement.

PROFIL :

Issu(e) d'une formation BAC +2/3 de type BTS Assistanat de Direction, vous avez une expérience professionnelle réussie d'au moins 6/8 ans dans un environnement exigeant.

Rigoureux(se) et fiable, vous êtes reconnu(e) pour votre agilité, votre capacité de prise d'initiatives, votre sens du service, et votre discrétion. Vous faites preuve d'autonomie et de bon sens. Vous êtes dynamique et polyvalent(e).

Vous devrez mettre toutes vos compétences et votre savoir-faire au service du département pour optimiser la gestion des activités. Vous devrez gérer en parallèle des contraintes court terme et des objectifs longs termes nécessitant une bonne organisation et une gestion des priorités.

Ce poste requiert également un sens aigu de l'organisation, de bonnes capacités rédactionnelles et une aptitude à travailler en équipe.

Vous avez une forte capacité d'adaptation auprès d'interlocuteurs variés à tous les niveaux, et vos qualités relationnelles seront des atouts indispensables pour ce poste.

La maitrise du pack office et un très bon niveau d'anglais est indispensable.

Poste basé à : Paris 8 ème , à pourvoir en septembre 2020