Executive/ Personal Assistant to the CEO (m/w/d)

Recruiter
Aeyde
Location
Berlin (DE)
Posted
12 Jul 2022
Closes
12 Aug 2022
Function
Administration
Level
Manager

ABOUT US

aeyde is a digital first, direct-to-consumer brand defining a new era of luxury. Based in the heart of Berlin, all our footwear and accessories are manufactured by family-owned factories in Italy. Our mission is to provide modern designs and enduring quality at an accessible price-point and to challenge preconceived notions of luxury by focusing on transparent pricing, sustainable sourcing, slow consumption, and minimal design. Working at aeyde, you will become an integral part of an international fashion start-up with many opportunities for personal development and the chance to shape a fast-growing brand.

YOUR TASKS  

  • Maximierung der für den CEO zur Verfügung stehenden Zeit durch Optimierung der entsprechenden Kalender und
    Unterstützung einer reibungslosen unternehmensweiten Sitzungskaskade
  • Als Gatekeeper für eingehende Anfragen fungieren und die gesamte laufende Kommunikation/ Koordination mit
    internen und externen Interessengruppen im Namen des CEO effizient verwalten
  • Organisation aller Reisearrangements, Spesenabrechnungen und administrativen Aufgaben
  • Unterstützung bei der Planung von wichtigen Veranstaltungen, die die Anwesenheit des CEO erfordern, wie z.B.
    Teamveranstaltungen, Beiratssitzungen, Investorentreffen und öffentliche Veranstaltungen
  • Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen mit fundiertem Urteilsvermögen und einem angemessenen Maß an
    Diskretion
  • Vertrauensperson für die Geschäftsleitung, die bei der Erstellung wichtiger Berichte und Präsentationen helfen kann
  • Förderung eines positiven Images des Unternehmens durch professionelles Repräsentieren von aeyde in einer
    reaktionsschnellen und freundlichen Art und Weise sowohl nach innen als auch nach außen 

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  • Maximise the CEOs actionable time by optimising the relevant calendars and supporting a smooth company-wide
    meeting cascade
  • Serve as a gatekeeper for incoming requests and efficiently manage all ongoing communication/ coordination with
    internal and external stakeholders on behalf of the CEO
  • Organise all travel arrangements, expense declarations and administrative duties
  • Support the planning of key events that require the presence of the CEO such as: team events, advisory board
    meetings, investor meetings and public events
  • Confidently handle sensitive information with sound judgement and a tailored level of discretion
  • Trusted go-to person for the senior management that can assist with the creation of important reports and
    presentations
  • Promoting a positive image of the company by professionally representing aeyde in a responsive and friendly manner both internally and externally

YOUR PROFILE

  • Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung als persönlicher Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung
  • Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (sowohl mündlich als auch schriftlich)
  • Dienstleistungsorientierung mit einer "can-do"-Einstellung und "hands-on"-Mentalität
  • Hohes Maß an Flexibilität mit einem angemessenen Sinn für Dringlichkeit in einem sich täglich ändernden Umfeld
  • Technisch affin und versiert im Umgang mit Tools wie Google Suite, MS Office, Notion, Slack und vielen anderen
  • Akademischer Abschluss oder praktische Ausbildung mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund
  • Äußerst gut organisiert und zuverlässig in der Einhaltung von Zeitplänen
  • Motivierende und einfühlsame Persönlichkeit

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  • 3+ years of relevant professional experience as a personal or executive assistant
  • Excellent communication skills in German and English (both verbal and written)
  • Service mindset with a can-do attitude and hands-on approach
  • High level of flexibility with an adequate sense of urgency in a daily changing environment
  • Tech savvy and well versed with tools such as Google Suite, MS Office, Notion, Slack and many others
  • Academic degree or practical training with business background
  • Extremely well-organized and solid at keeping timelines
  • Motivating and empathic personality 

WHY US? ​Working at aeyde means:
 

  • Ein modernes Büro im Herzen von Berlin 
  • Ein internationales Team aus Digital-, Business- und Modeexperten
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Endless shoes-♥: persönlicher Gutschein für Sie und Ihre Freunde und weitere Specials für Mitarbeiter
  • Du bekommst +1 Tag Urlaub für jedes Jahr, das Du bei uns bleibst
  • Wir unterstützen Fitnessstudio-Mitgliedschaften und öffentliche Verkehrsmittel

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  • A modern office in the very heart of Berlin 
  • An international team of digital-, business- and fashion experts
  • Flexible working hours
  • Endless shoes-♥: personal voucher for you and your friends and further specials for employees
  • You will get +1 day holidays for each year that you stay with us
  • We support gym memberships and public transportation

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