Office Manager - Workplace Experience Associate (F/M/D)

Location
Tourcoing, France
Posted
09 Sep 2022
Closes
01 Nov 2022
Ref
4549137
Function
Operations
Level
Manager
Vestiaire Collective est une marketplace internationale spécialisée dans la seconde main dans la mode et le luxe. Notre mission est de transformer l'industrie de la mode pour un avenir plus soutenable en permettant à notre communauté de promouvoir la circularité dans la mode.
Vestiaire Collective a été fondée en 2009, son siège est à Paris et sa présence internationale, avec des bureaux à Londres, Berlin, New York, Singapour et Hong Kong ainsi que des entrepôts à Tourcoing (France), Crawley (UK), Hong Kong et New York.
Nous sommes actuellement une équipe de 800 personnes avec plus 50 nationalités ! Nos valeurs sont la communauté, l'activisme, la transparence, l'engagement et l'excellence.
Nous sommes fiers d'être BCorp.

Vestiaire Collective recherche un(e) Office Manager - Workplace Experience Associate - Chargé de moyens généraux (H/F/D) basé à Tourcoing
Rattaché au Workplace Experience and Travel Manager Europe basée à Tourcoing, le WPE Associate de Tourcoing assure la coordination et la gestion des services généraux pour le site de Tourcoing et peut être amené à travailler sur des projets transversaux avec les autres WPE européens.

Le poste:
  • Superviser les prestataires et la qualité du service rendu : agents de sécurité, nettoyage et désinfection, sécurité (contrôle d'accès et vidéosurveillance), mise à disposition des fruits / snacks, entretien des machines à café et des fontaines à eau, maintenance / dépannage du site
  • Assurer la gestion administrative liée aux services généraux (devis, bons de commande, factures, contrats...) en lien avec les équipes comptable et légale.
  • Gestion des tickets liés aux problèmes signalés dans le système de reporting interne.
  • Suivi de l'avancement des travaux / projets travaux et contrôle de la conformité des prestations réalisées (établissement des plans de prévention, des permis feu, organisation de la coordination SPS)
  • Relations opérationnelles avec le représentant du propriétaire (gestionnaire du bâtiment) : établir une relation de confiance et opérationnelle pour la gestion de tous les aspects de la vie quotidienne
  • Assurer le respect des contrôles annuels obligatoires en coordination avec les prestataires dédiés (contrôle électrique, sécurité incendie).
  • Promouvoir et encourager les actions de développement durable dans la gestion du bureau selon l'ADN de Vestiaire Collective (tri des déchets, réduction des consommations).
  • Organiser les événements et l'animation du bureau : commander les petits déjeuners et les plateaux repas, créer des petites animations mensuelles pour dynamiser les bureaux et créer une communauté.
  • Superviser le bon entretien des locaux (propreté générale du site, éviter l'encombrement en rangeant, débarrassant, recyclant.....
  • Vérifier les diverses fournitures et l'état de fonctionnement de tous les équipements de bureau de manière régulière et définie.
  • Superviser l'approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements de protection individuelle (masques, désinfectants pour les mains).
  • Gestion du courrier
  • Déplacer / réaménager les espaces de travail


- RH

  • Suivi de l'onboarding / offboarding : création et attribution des badges d'accès, attribution des casiers, gestion du parking, présentation de l'équipe
  • Assurer le respect des formations de sécurité en coordination avec le service formation interne (SST, guide-files serre-files, suivi du recyclage).


- INFORMATIQUE
  • Coordination avec l'équipe IT pour l'ajout et la suppression de postes de travail
  • Suivi opérationnel des équipements de vidéoconférence dans les salles de réunion.

La personne idéale aura beaucoup d'idées et aimera les partager,sera dynamique, organisée, autonome, aimera aider les gens.

De plus, la personne sera à l'aise avec l'informatique et a un bon niveau d'anglais.

Vestiaire Collective is an equal opportunities employer

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