Purchasing Specialist

PURCHASING SPECIALIST

(English)

The Purchasing Specialist supports the Purchasing Team in all the administrative activities related to the perfect maintenance of data, information and archive.

Key Accountabilities

• Introduce in NAV, maintain updated and archive Vendors price lists
• Creates, manage and archive Capex forms
• Maintain Vendors NCM database and the related transactions & follow up
• Create, manage and archive NAV components transactions to Vendors and Intercompany
• Request and analyze monthly gold & diamonds Vendor inventories and twice a year the complete Vendors inventories
• Updates delivery dates in NAV and archive Vendor's order confirmations
• Assignment and maintenance of serial numbers prior to issue PO and send SN labels to Vendors
• Maintain Vendor cards in NAV according to Vendors data and lead time modifications and Item cards Cross-References when requested
• Maintain Vendors work calendars
• Collect and forward country of origin information
• Check correct data on Vendors invoices and follow up in case of any discrepancy or delivery problem
• Operates gold consumption in NAV Work Orders and double check before closing them
• Operates G/L account and Capex receipts in NAV
• Follows up packaging returns

Required Qualifications

• 3-5 years' experience in a similar position in a manufacturing environment preferably in a Luxury Brand
• Bachelor's degree in business administration, supply chain or a similar field preferred
• Precision and accuracy
• Very organized, systematic, strategic mindset
• Ability to work in a small team as well as individually
• Ability to work under pressure
• Excellent communication, interpersonal and negotiation skills
• Knowledge of advanced ERP environments as well as Microsoft Office suite
• Excellent knowledge of English; French and Italian will be considered a strong plus

(French)

Le spécialiste Achats s'assure de la mise à disposition selon les besoins du plan de production de l'ensemble des composants pour en respecter les délais de livraison montres auprès des clients dans le monde

Responsabilités principales

• Introduire dans NAV, maintenir à jour et archiver les listes de prix des fournisseurs
• Créer, gérer et archiver les formulaires Capex
• Maintenir la base de données NCM des fournisseurs et les transactions associées et en assurer le suivi.
• Créer, gérer et archiver les transactions des composants NAV vers les vendeurs et l'inter-société
• Demander et analyser les inventaires mensuels des fournisseurs d'or et de diamants et, deux fois par an, les inventaires complets des fournisseurs.
• Mise à jour des dates de livraison dans NAV et archivage des confirmations de commande des vendeurs
• Assignation et maintenance des numéros de série avant l'émission de la commande et envoi des étiquettes SN aux vendeurs
• Maintenir les fiches des fournisseurs dans la NAV en fonction des données des fournisseurs et des modifications des délais de livraison, ainsi que les références croisées des fiches d'articles sur demande.
• Tenir à jour les calendriers de travail des fournisseurs
• Collecter et transmettre les informations sur le pays d'origine
• Vérifier l'exactitude des données sur les factures des fournisseurs et assurer le suivi en cas d'anomalie ou de problème de livraison.
• Exploiter les consommations d'or dans les bons de travail NAV et les vérifier avant de les clôturer.
• Gestion des account G/L et des recettes Capex dans la NAV
• Assurer le suivi des retours d'emballages

Qualifications requises

• 3- 5 ans d'expérience dans une function achat/approvisionnement, idéalement dans le domaine de l'horlogerie et/ou de la joaillerie
• Baccalaureat en administration des affaires, supply chain, ou similaire
• Compétences reconnues de négociations, de travail avec un ERP dans le domaine des achats et principalement le calcul des besoins (MRP)
• Personne organisée, précise et à l'aise avec les chiffres
• Capacité à travailler de manière autonome et en binôme au sein d'une petite équipe
• Capacité à travailler en réseau avec d'excellentes compétences en communication
• Parfait connaissances en Anglais, Le français et l'italien seront considérés comme un atout majeu ,