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This job has expired

Administrative Assistant - Paris (F/H)

Employer
Tiffany & Co.
Location
Paris, France
Closing date
29 Jun 2023

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Job Details

The Administrative Assistant provides administrative and project support to the Vice Presidents EMEA. This includes calendar management, travel planning, preparation of reports, correspondence, and presentation decks; and other administration activities to effectively support the successful performance of the executive and their respective teams. The Assistant leads and/or collaborates in the budget management process for the different departments. This role is also responsible for the effective coordination of details and logistics pertaining to each department's internal and external events. Assess established ways of communication and make recommendations for optimization.

Administrative Management
  • Determine and assign scheduling priorities based upon an elevated understanding of business context to make informed decisions regarding VPs availability, monitor and control time and location
  • Maintain VPs' calendars up to date and schedules appointments, meetings, and other engagements
  • Assist the VPs in the preparation and emailing of outgoing correspondence
  • Arranges sophisticated and detailed travel plans and itineraries.
  • Processes travel and departmental expenses through Concur
  • Conserves time by reading, researching, and routing correspondence. Initiates routine and non-routine correspondence with minimal directions.

Event/Meeting Management
  • Responsible for recurring meetings including direct report 1:1s and Leadership team meetings; provide direction to Facilities and IS&T teams to ensure meeting locations (including access control), all equipment and technology needs are met based on a variety of different meeting settings and expectations
  • Source, identify and manage preferred vendors based upon profitability expectations. Coordinate dining/catering as applicable for VPs
  • Lead the coordination of any onsite or offsite meetings hosted by one of the VPs

Communication & Partenariats
  • In partnership with VPs and key business stakeholders, oversee and execute the creation of reports, PowerPoint decks, and presentations including business updates and internal team communications· Lead the preparation of meeting agendas in close partnership with the VPs and their respective teams.
  • Collaborate with other internal and external stakeholders on cross functional projects and deadlines.
  • Other ad hoc projects that fit the needs of the business.


Profile :
  • 5+ years of business and project management experience with a focus on supporting high level executives in heavily matrixed environments
  • Fluent in Frech and English
  • Ability to work with different software's : Zoom, Excel, PPT and Office 365
  • Excellent communication and interpersonal skills
  • Extremely organized and detail oriented. Ability to handle several tasks concurrently with ease
  • Availability and flexibility to adjust to schedule changes in the context of a global organization operating in multiple time zones (domestic and international)
  • Experience planning all aspects of complex national and international business trips
  • Strong analytical, problem-solving and teamwork skills
  • Ability to manage sensitive and highly confidential information and matters in a trusted and responsible manner
  • Excellent written (structure, speed and accuracy), verbal, and interpersonal communication skills
  • Ability to meet deadlines and in high-pressure situations.
  • Experience working within a fast-paced environment
  • Sensitive towards people, information, and property safety and security


Other :
  • Contract Type : Permanent
  • Availability ; As soon as possible
  • Location : Paris 9
  • Merci d'envoyer votre CV en Anglais

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L'assistant(e) administratif(ve) fournit un soutien administratif et de projet aux vice-présidents EMEA. Cela comprend la gestion du calendrier, la planification des voyages, la préparation des rapports, de la correspondance et des présentations, ainsi que d'autres activités administratives visant à soutenir efficacement les performances des dirigeants et de leurs équipes respectives. L'assistant dirige et/ou collabore au processus de gestion budgétaire pour les différents départements. Il est également responsable de la coordination efficace des détails et de la logistique relatifs aux événements internes et externes de chaque département. Évaluer les moyens de communication établis et faire des recommandations pour les optimiser.

Gestion administrative
  • Déterminer et attribuer les priorités en matière d'horaires sur la base d'une compréhension élevée du contexte commercial afin de prendre des décisions éclairées concernant la disponibilité des VP, surveiller et contrôler le temps et le lieu.
  • Tenir à jour les calendriers des VP et programmer les rendez-vous, réunions et autres engagements.
  • Aider les vice-présidents à préparer et à envoyer par courriel la correspondance sortante.
  • Organiser des plans et des itinéraires de voyage sophistiqués et détaillés.
  • Traiter les frais de déplacement et les dépenses du département dans Concur
  • Gagner du temps en lisant, recherchant et acheminant la correspondance. Rédige de la correspondance de routine et non routinière avec un minimum d'instructions.

Gestion des événements/réunions
  • Responsable des réunions récurrentes, y compris les entretiens individuels avec les collaborateurs directs et les réunions de l'équipe de direction ; donner des instructions aux équipes des installations et des services informatiques et techniques pour s'assurer que les lieux de réunion (y compris le contrôle d'accès), tous les équipements et les besoins technologiques sont satisfaits en fonction des différents cadres et attentes des réunions.
  • Trouver, identifier et gérer les fournisseurs préférés en fonction des attentes en matière de rentabilité. Coordonner les repas et les services de restauration pour les VP, le cas échéant.
  • Diriger la coordination de toute réunion sur site ou hors site organisée par l'un des vice-présidents


Communication / Partenariat
  • Responsable des réunions récurrentes, y compris les entretiens individuels avec les collaborateurs directs et les réunions de l'équipe de direction ; donner des instructions aux équipes des installations et des services informatiques et techniques pour s'assurer que les lieux de réunion (y compris le contrôle d'accès), tous les équipements et les besoins technologiques sont satisfaits en fonction des différents cadres et attentes des réunions.
  • Trouver, identifier et gérer les fournisseurs préférés en fonction des attentes en matière de rentabilité. Coordonner les repas et les services de restauration pour les VP, le cas échéant.
  • Diriger la coordination de toute réunion sur site ou hors site organisée par l'un des vice-présidents.

Profil recherché :
  • 5+ ans d'expérience en gestion d'entreprise et de projet, avec un accent sur le soutien aux cadres de haut niveau dans des environnements fortement matriciels.
  • Vous parlez couramment le français et l'anglais.
  • Capacité à travailler avec différents logiciels : Zoom, Excel, PPT et Office 365.
  • Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
  • Extrêmement organisé et orienté vers les détails. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec aisance.
  • Disponibilité et flexibilité pour s'adapter aux changements de calendrier dans le contexte d'une organisation mondiale opérant dans plusieurs fuseaux horaires (nationaux et internationaux).
  • Expérience de la planification de tous les aspects de voyages d'affaires nationaux et internationaux complexes
  • Solides compétences en matière d'analyse, de résolution de problèmes et de travail en équipe
  • Capacité à gérer des informations et des questions sensibles et hautement confidentielles de manière fiable et responsable.
  • Excellentes compétences en matière de communication écrite (structure, rapidité et précision), verbale et interpersonnelle.
  • Capacité à respecter les délais et dans des situations de haute pression.
  • Expérience du travail dans un environnement où le rythme est soutenu
  • Sensible à la sécurité des personnes, des informations et des biens.

Autres informations

- Type Contrat : CDI

- Date de début : Dès que possible

- Localisation : Paris 9ème

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#LI-AL1

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